Ordnung in der Ablage – mit dem 7-Ordner-Prinzip

Ähnlich wie in physischen Ordnern kann sich auf deinem PC mit der Zeit einiges an Datenmüll ansammeln. Vieles davon brauchst du nicht mehr. Auf das Wesentliche solltest du aber stets Zugriff haben. In diesem Beitrag zeige ich dir das 7-Ordner-Prinzip, das dir hilft, deine Dokumente strukturiert abzulegen. Dieses kann sowohl in der digitalen Ablage als auch in der analogen Papierablage für einen klaren Durchblick sorgen. Was genau das 7-Ordner-Prinzip ist, wie du es anwenden kannst und wie ich es nutze, zeige ich dir in diesem Beitrag.

Beim 7-Ordner-Prinzip orientierst du dich – wer hätte es gedacht – an sieben Ordnern, die du für deine Ablage anlegst. Warum es genau 7 sind? Das hat einen psychologischen Hintergrund: 7 Elemente passen ziemlich gut in unser Arbeitsgedächtnis und können so auf einen Blick verarbeitet werden.

Für den Start mit dem 7-Ordner-Prinzip legst du dir sieben Ordner an. Diese bilden dein erstes Level und sollten den Inhalt thematisch zusammenfassen können. Wie ich das für mich gelst habe, zeige ich dir weiter unten.

Nun darf jeder deiner ersten sieben Ordner bis zu sieben weitere enthalten. Ich sage absichtlich “bis zu sieben”, da es nicht immer exakt sieben Ordner sein müssen. In machen Ordnern wirst du auch mit nur ein bis zwei Unterordnern gut zurecht kommen.

Das digitale 7-Order-Prinzip hat auf der letzten Ebene übrigens zusammengerechnet 399 Ordner und somit mehr als genug Platz für all deine Themen.

Im besten Fall hast du alle Dokumente, die es erlauben, gescannt und digital abgelegt, sodass du für die physische Ablage erst gar keine sieben Ordner benötigst. Falls doch, kannst du das 7-Ordner-Prinzip auch auf deine analoge Papierablage anwenden. Behalte hier allerdings im Hinterkopf, dass die “Verschachtelung” nicht auf sieben Ebenen möglich ist, sondern eigentlich bereits bei sieben Ordnern mit sieben Registern endet.

• Haushaltsbuch
• Versicherungen
  
  • Berufsunfähigkeit
  • Haftpflicht
  • Hausrat
  • Krankenversicherung
  • Rechtsschutz
  • Sozialversicherung
• Verträge
  • DSL
  • Mobilfunk
• Bank
  • Girokonto
  • Kreditkarte
  • Kredite
  • Tagesgeldkonto
• Steuern
  • Elster
  • Steuererklärungen
  • Belege (nach Jahren)

• Vereinsarbeit
  • CVJM
  • Sportverein
• Gesundheitsvorsorge
  • DKMS
  • Fitness-Studio
  • Zahnarzt
• Hobbies

• Aktueller Arbeitgeber
• Bisherige Arbeitgeber
• Bewerbungen
• Selbständigkeit

• Autokauf
• Versicherung
• Steuern
• Wartung und Pflege
• Stellplatz und Garage
• Anleitungen und Handbücher

Dieser Ordner kann deine ganzen Events und Urlaube beinhalten. Trenne diese je nach Anzahl nach Jahren, um einen guten Überblick zu haben. Hier kann das 7-Ordner-Prinzip etwas außer Kraft gesetzt werden, denn oft legst du hier Dinge ab, auf die du nicht regelmäßig zugreifen musst. Eine kurze Suche innerhalb des Ordners sollte also machbar sein.

In diesem Ordner bringe ich Dinge unter, die ich für andere erstellt habe oder aufbewahre. Zum Beispiel unterstütze ich meine Eltern bei der Steuererklärung und lege die damit verbundenen Dokumente dann in einen dieser Ordner.

Ich habe lange überlegt, ob es diesen Ordner braucht und ich habe für mich entschieden, dass es nicht verkehrt ist. Hier lege ich Dinge ab, die nicht in die restliche Struktur passen und die ich nur noch sehr selten benötige.

Jetzt hast du das 7-Ordner-Prinzip kennengernt und kannst es für dich und dein Leben anpassen. Zu Beginn empfiehlt es sich, eine Liste mit den sieben Ordnern und der ersten Ebene anzulegen, um einen groben Überblick zu bekommen. Aus Erfahrung kann ich aber auch sagen, dass ich ein Großteil deiner 7-Ordner-Struktur erst dann ergibt, wenn du deine Dokumente wirklich sortierst. Du wirst sehen, wo du anpassen und erweitern musst, wo du mit sieben Ordnern gut zurecht kommst und wo du eventuell sogar etwas mehr als sieben Ordner benötigst. Finde deinen eigenen Weg und bringe Ordnung in deine Ablage.